宝文理院财字﹝2021﹞6号

校内各单位：

为了加强学校会计档案管理，有效保护和利用会计档案，经2021年7月11日校长办公会审定，现将《宝鸡文理学院会计档案管理办法（试行）》予以印发，请遵照执行。

宝鸡文理学院

2021年9月10日

 

宝鸡文理学院会计档案管理办法（试行）

 第一章总则

第一条 为了加强学校会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》及其他相关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映各项经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计资料。

第三条 财务处和档案馆负责学校会计档案的管理工作，财务处负责会计档案移交前的收集、整理、立卷、归档、利用和保管等工作。档案馆负责会计档案移交后的保管、利用和鉴定销毁等工作。

第四条 财务处和档案馆应采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

第二章会计档案的归档内容

第五条 下列会计资料应当进行归档：

（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿；

（三）财务会计报告，包括月度、年度财务会计报告以及会计报表、附表、附注、文字说明及其他财务报告；

（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第六条 学校可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第七条 同时满足下列条件的，学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第三章会计档案的立卷和归档

第八条 学校财务处设立档案室，并指定专人管理会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。档案管理人员负责日常会计凭证的整理、装订、保管、利用和移交工作，并配合档案馆对到期会计档案进行鉴定与销毁。

第九条 会计档案的归档整理要求

（一）归档的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料内容应填制齐全，相关人员（审核人员、复核人员、出纳人员）应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签字或盖章。

（二）对装订成册的案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明、确切地反映卷内材料的内容和名称，注明所属会计年度，起止日期。封面须用黑色签字笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔，并加盖财务处负责人和档案管理人员的签章。

（三）对各类财务报告，应区分财务报告的性质按照月、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖部门公章及填报或编制人员的签章。

（四）电子会计档案的归档。年度终了，系统管理员将当年形成的会计数据电子资料备份并详细标注，整理归档，包括：各核算账套、工资、学生收费等数据。电子会计资料应双份归档，异地存放。

第四章会计档案的保管和移交

第十条 财务处内部移交

各业务科室负责会计凭证、会计账簿、财务会计报告、盘点表、纳税申报表等会计资料的收集整理工作，并在次月20日内移交档案管理人员，移交时须编制《宝鸡文理学院会计档案移交单》，列明会计档案名称、册数及所属年度等内容。

第十一条 与学校档案馆移交

（一）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务处临时保管一年，再移交档案馆保管。因工作需要确需推迟移交的，最长不超过三年。

（二） 财务处在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照档案管理的有关规定办理移交手续。

（三）纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

档案馆接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

第十二条 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年和30年（附件1）。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第十三条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

学校会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。

第五章会计档案的利用

第十四条学校严格按照相关规定利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。

第十五条 校内人员查阅会计档案，需持《宝鸡文理学院会计档案利用申请表》（附件2），由经费负责人和财务处分管档案负责人审批后办理。会计档案在移交档案馆后需查阅、复印的，原则上需财务处档案管理人员陪同，由档案馆办理登记手续。

校内各单位原则上只能查阅本单位的会计档案，确因工作需要，查阅校内其他单位的会计档案，须经财务处负责人审批同意。

第十六条 会计档案一般不得对外查阅或借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须查阅或借出的，需持《宝鸡文理学院会计档案利用申请表》，尚未移交档案馆的，经财务处负责人审批；已移交档案馆的，经财务处负责人和档案馆负责人审批，在财务处档案管理人员带领下办理借出和归还手续。

第十七条 已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给档案馆的会计档案，确需拆封重新整理的，报财务处负责人审批后，由财务处档案管理人员监督办理；已移交给档案馆保管的会计档案，原则上应保持原卷宗的封装，个别需要拆封重新整理的，档案馆应当会同财务处、审计处和经办人员共同拆封整理，并在原卷宗备查表上说明。

第六章会计档案的鉴定和销毁

第十八条 学校应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

第十九条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

（一）档案馆编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

（二）学校分管档案校领导、档案馆负责人、财务处负责人、档案馆经办人、财务处经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）档案馆负责组织会计档案销毁工作，并与财务处共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由档案馆、财务处和网络与信息技术管理处共同派员监销。

第二十条 保管期满但尚未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独保存，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第七章附则

第二十一条 依据财政部《行政事业性收费和政府性基金票据管理规定》和陕西省财政厅票据管理相关要求，行政事业性收费票据存根存满五年后，填写销毁清单进行销毁，同时备案存档。

第二十二条 预算、计划、制度等文件材料，执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第二十三条 本办法由财务处、档案馆负责解释，自印发之日起施行。